見積書

Web越しに使える見積書を作ってみました。

今まではExcelで作成してました
Excelでは1つのbookの中に取引先ごとにシートを用意して、自分でフォームらしきモノを作成し1つ見積をすると次はそのシートの空いてる所に前回のをコピーして内容を書き換えるってのをやってました。

これ続けるとデータは意外にも重くなるみたいです(Excelってけっこうファイルが肥大化する傾向がありますね)
最大の問題は、あの見積書はいつだっけ?とか どこに書いたっけ?とか
あまりにも増え続けた結果、時々古いのは消してみる
そうすると、いざって時に
あー 消すんじゃなかったぁ ってことが度々ありました。

もう一つ困るのは自分にしか分からない見積データってことでしょうか
つまり、出先から電話して見積書を誰かに見てもらうとかって絶望的でした。

もちろん、見積書を作成したら必要範囲内で判りやすいファイル名を付けて1データとして保存しておけば多少はマシかもしれません。
もしかすると、マクロを組んで日頃の操作性を高めている人も大勢いることでしょう
だけど、マクロを組むと問題も有ります
それはExcelのバージョンが変わった時に完全互換とは言えない事が今までもあったので不便に感じてました
それとマクロが含まれるファイルはメールに添付して送れないことも多く不便でした
今ならPDFにして保存したりメール添付すれば良いかもしれませんがExcelは便利だけど大量のデータをExcelだけで管理利用するってのは難しくもあり面倒だと思います。

いずれにしても、そんなふうにファイルが増えていくのは嫌いなんです
なんとにくゴミが溜まっていくのと同じ心境です、それが大事なデータだったとしてもそう感じるんです。

そこで見積書をデータベースで作ったら便利かな
きっと便利
しかも社内の誰でも見えるようにして、皆が使えば一元管理で検索も楽だし編集も新規も、とにかく楽になるはず。

設計目標がありまして
  
実際に使っているのは更に機能があるのですが
  サンプルとしては多少間引いて以下の事ができる程度に調整しています。

1.直接入力とマスターデーター利用に対応させる
2.取引先毎に掛け率の初期値を用意
3.見積書のプレビュー機能
4.行の挿入や削除対応(最大行数に変動は無し)
5.基本フォームは弊社会社情報のみ利用可
6.見積書ナンバー管理
  ※ 1案件に対して複数回の再見積作成機能
7.成約の可否を確認できる
8.よく使う見積内容をフォームとしてユーザー登録できるようにする
9.取引先マスター
10.商品管理マスター
11.担当者マスター
12.基本は自動計算可能な見積機能

補足説明

3番のプレビューはPDFを生成するようにしていますので必要ならそこから印刷をするなりファイルとしてローカルに保存します。

5番は現在弊社で使っている見積書フォームをPDFにして読み込ませています。

6番は、商品の内容はそのままで値引だとか単価変更とか現実におきますよね
そんな時に、最初の見積書を破棄して書き換えてしまうと何かとマズイので残したまま、再見積の度に見積ナンバーの枝番を増やしていく事で経緯が掴みやすいようにしています。

8番は弊社では時々あるのですが、全く同じ商品構成なんだけど個数と販売先名のみが変更になる見積に対応するため、よく使う見積内容については、され自体がオリジナルフォームとして利用できるようにした機能です。

9・10・11番はここにマスターとして登録しておくと、いちいち手打ちしなくてもいいようにってことです。

この見積書作成システムの操作環境はネットに接続したパソコンからブラウザーを使ってホームページを見るような感覚で操作します。
つまりクライアント用に専用ソフトは必要なく普通にブラウザーからの操作です。

操作説明はいずれ書くつもりだけど
  こんな感じです 別窓で開きます ここをクリックしてください。

最新の10件程度まで登録できるようにしているから、何か見積してみてくださいな
高解像度のワイド画面で使うのを想定していますので、そのあたりは宜しくご理解のほどお願いします。

とりあえず動作の簡単説明だけでも書いときます
  商品の個数と単価が入っていると自動計算します
  値引を入れるときは 個数を1 単価にマイナス記号を入れてね 例 -500 とか

  セルの移動はマウスかTabキーで
  それから、入力した内容は保存しなくても「印刷プレビュー」をクリックすると
  PDFを自動生成するから、そのあとはブラウザーが勝手に判断してプレビューできるはず。

 簡単な操作説明を作ってみました操作の参考になるのではないかと思います ↓

WEB見積書の簡易説明書